Polityka prywatności – Energia dla Klimatu

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia dla Klimatu z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka” lub „my”) w związku z prowadzeniem działalności w sektorze energetycznym.

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

1.3. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane przetwarza Energia dla Klimatu, w tym klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, użytkowników serwisów internetowych, newsletterów, osób kontaktujących się z nami telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem formularzy kontaktowych, a także przedstawicieli i pracowników naszych partnerów biznesowych.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Energia dla Klimatu z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”).

2.2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się z nami skontaktować:

• za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej na ogólny adres kontaktowy wskazany w naszych materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej,
• telefonicznie pod numerem wskazanym do kontaktu.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące umów i rozliczeń: numery i treść umów, dane o płatnościach, numer rachunku bankowego, historia rozliczeń,
• dane dotyczące korzystania z usług: dane o zużyciu energii, parametrach technicznych przyłącza, numer punktu poboru energii oraz inne dane niezbędne do świadczenia usług energetycznych,
• dane z komunikacji: treść zapytań, reklamacji, korespondencja, nagrania rozmów telefonicznych (jeśli informujemy o ich nagrywaniu),
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszych serwisów internetowych: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, plikach cookie, aktywności na stronie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawieranie, realizacja i obsługa umów dotyczących dostaw energii i usług energetycznych,
• obsługa zgłoszeń przyłączeniowych, modernizacji, serwisu i konserwacji,
• kontakt w sprawie realizacji umowy, w tym przekazywanie informacji technicznych i organizacyjnych.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, prawa podatkowego, rachunkowego i innych przepisów sektorowych,
• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec organów administracji publicznej oraz regulatorów rynku energetycznego.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci, urządzeń, systemów informatycznych i danych,
• zapobieganie nadużyciom i oszustwom,
• prowadzenie analiz, statystyk, raportów i planowania rozwoju usług,
• kontakt w sprawach bieżących, niezbędnych do obsługi relacji biznesowych,
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług (w zakresie, w jakim nie wymaga to zgody).

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (e‑mail, SMS, komunikatory) lub telefonicznie,
• udział w akcjach promocyjnych, konkursach, programach lojalnościowych,
• inne cele wskazane w treści udzielonej zgody.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia, np. księgowe, prawne, doradcze, informatyczne, hostingowe, call center,
• operatorom systemów energetycznych i innym podmiotom z branży energetycznej, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług,
• bankom, instytucjom płatniczym i ubezpieczeniowym w związku z rozliczeniami lub zabezpieczeniem należności,
• firmom kurierskim i pocztowym w związku z realizacją korespondencji,
• organom publicznym i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, regulatorzy sektora energetycznego, organy ścigania),
• innym partnerom i kontrahentom, jeżeli wynika to jednoznacznie z celu realizowanej współpracy i odbywa się na podstawie odpowiedniej umowy lub przepisów prawa.

5.2. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza EOG. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem przez nas z określonych usług (np. chmury obliczeniowej, systemów informatycznych) dojdzie do przekazania danych do państw trzecich, przekazanie nastąpi wyłącznie na zasadach przewidzianych w RODO, w szczególności:

• do państw, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub innych odpowiednich zabezpieczeń.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony naszych praw.

7.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach wskazanych w przepisach (np. kwestionowanie prawidłowości danych),
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych adekwatną do zagrożeń i kategorii danych, w szczególności zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem czy nieuprawnioną modyfikacją.

10.2. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności oraz przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.

11. Pliki cookie i podobne technologie

11.1. W ramach naszych serwisów internetowych możemy wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie służące m.in. zapewnieniu prawidłowego działania serwisu, dostosowaniu go do preferencji użytkowników, tworzeniu statystyk i prowadzeniu działań marketingowych.

11.2. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookie, celach ich wykorzystywania oraz możliwościach zarządzania nimi mogą być przedstawione w odrębnej polityce plików cookie dostępnej w serwisie.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

12.1. Co do zasady nie podejmujemy decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym profilowanie, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

12.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie rozwiązania, zostaną Państwo o tym wyraźnie poinformowani, wraz z podaniem podstawy prawnej, logiki podejmowania decyzji oraz możliwych konsekwencji.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian zakresu przetwarzanych danych lub sposobów ich ochrony.

13.2. O istotnych zmianach Polityki będziemy informować w sposób odpowiedni, w szczególności za pośrednictwem naszej strony internetowej lub bezpośredniej komunikacji z osobami, których dane dotyczą.

13.3. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna u Administratora oraz w naszych serwisach internetowych.